Как не попасть в ловушку закона: электронная подпись по-новому для компаний и физических лиц

Сейчас все снова заговорили о законе № 63-ФЗ. В целом бояться нечего: просто с 1 сентября изменятся некоторые правила, и нужно к этому подготовиться. Что именно поменяется и как это скажется на предпринимателях, рассказала Ольга Вахрушева, директор «Компании — Реноме».

— Ольга, расскажите, пожалуйста, какие изменения вступят в силу?

— Если начать издалека, почему вообще появился закон? Раньше директор получал электронную подпись, и все сотрудники спокойно подписывали документы его именем. Государство увидело в этом лазейку для мошенников.

Теперь подпись защищена от копирования. Например, руководитель юридического лица или индивидуальный предприниматель использует Рутокен с сертификатом, чтобы подписать контракт в своем ноутбуке. Бухгалтер уже не сможет отправить отчет, специалист по тендерам не сможет войти на портал по торгам — сейчас каждому нужна своя отдельная электронная подпись.

— А электронная подпись — это что?

— Это аналог собственноручной подписи в электронном виде, которой можно подписывать документы. Выпускается на специальном носителе с защитой от взлома — Рутокене (внешне похож на простую флешку).

Кроме того, с 1 января 2022 года руководители организаций и индивидуальные предприниматели за электронной подписью могут обратиться только в ФНС или к ее доверенным лицам (согласно поправкам к Федеральному закону № 63-ФЗ). И для оформления директор должен прийти лично.

— Бухгалтер тоже должен теперь идти в налоговую?

— Нет. Это только для директоров и индивидуальных предпринимателей. По сотрудникам там другая интересная история. И это тема последних двух лет, наверное. Речь про переход на машиночитаемые доверенности.

Это электронный аналог бумажной доверенности, буквально файл в формате xml. Где указывают, кто кому и какие полномочия доверяет. Директор компании подписывает МЧД своей квалифицированной электронной подписью, и теперь у сотрудника появляется право подписывать документы организации. Например, бухгалтер, когда будет сдавать отчетность или заверять счета-фактуры, он приложит эту МЧД к пакету подписанных документов.

Еще в конце 2021 года Госдума объявила, что начиная с 1 января 2023 года все сотрудники должны будут в обязательном порядке перейти на новые правила работы с сертификатами. А именно: получить электронную подпись на себя как на физическое лицо, потом получить от директора машиночитаемую доверенность (МЧД). Но переходный период затянулся.

Основная проблема — госорганы не готовы были принимать новый вид МЧД и обеспечивать бесперебойный доступ к порталам и сервисам. В начале 2023 года только ФНС и ФСС принимали отчеты с подписью физлица.

В результате Минцифры перенес срок обязательного перехода на машиночитаемые доверенности (МЧД) на 1 сентября 2023 года.

До последнего времени у сотрудников был выбор. Либо работать по старинке, либо работать по новым правилам: заменить свою подпись на подпись физлица (без указания данных юрлица) и прикладывать к ней электронную (машиночитаемую) доверенность. А теперь мы все должны будем работать по новым правилам.

— А как быть простым сотрудникам теперь? Всем заново получать сертификаты?

— Это очень хороший вопрос. Мы часто его сейчас слышим от своих клиентов. Смотрите, если у вас уже есть подпись физического лица (вы покупали недвижимость или оформляли загранпаспорт на «Госуслугах»), то новая вам не потребуется.

Что такое сертификат физлица? Он подтверждает, какой именно человек подписал документ. Из личных данных указываются ФИО и e-mail, при этом в документе не прописывается, где человек работает.

Например, бухгалтер может работать одновременно в 3 разных фирмах. Это значит, ему нужна только одна своя электронная подпись. И в дополнение к ней 3 разных МЧД от работодателей, чтобы можно было подписывать документы от лица этих конкретных организаций.

Сейчас такой период, когда вопросов очень много. Потому что у кого-то директор в другом городе, у кого-то уже выпущены все подписи, но срок действия сертификатов подходит к концу. Нюансов много.

Для каждого конкретного случая рекомендации могут отличаться, поэтому лучше спросить совета у специалистов. У нас вы можете получить консультацию эксперта по любым вопросам по телефону или оставить свой вопрос через форму обратной связи.

_{ООО «Компания — Реноме», renome-pb.ru}